Vẽ biểu đồ trong Excel là cách tốt nhất để giúp bạn trực quan hóa số liệu cho báo cáo của mình. Trong thực tế công việc, có thể bạn sẽ gặp trường hợp bảng số liệu vừa có giá trị âm, vừa có giá trị dương. Khi đó ta sẽ thể hiện chúng như thế trên biểu đồ. Liệu có cách vẽ biểu đồ trong Excel mà giá trị âm dương sẽ được hiển thị bằng các màu khác nhau không? Chắc chắn là có bạn nhé.
Để vẽ được biểu đồ hình cột như thế này không hề khó, các thao tác đều rất đơn giản. Hãy xem hướng dẫn ngay dưới đây nhé.
Phân tích dữ liệu và xác định sẽ vẽ biểu đồ trong Excel dạng nào
Khi chuẩn bị vẽ biểu đồ trong Excel, trước hết bạn cần phải phân tích bảng số liệu mà mình đang có.
Ví dụ: Trong hình ảnh dưới đây, ta có một bảng dữ liệu trải dài trong 8 năm từ 2015 – 2022.
Trong đó có 3 cột là: Doanh thu, Chi phí và Lợi nhuận. Yêu cầu ở đây là chúng ta phải vẽ được biểu đồ thể hiện được lợi nhuận qua từng năm. Khi đó, bạn có thể xác định được cần vẽ biểu đồ cột thông thường. Tuy nhiên, bảng số liệu này có giá trị âm dương nên bạn cần lưu ý thêm các điều sau:
- Trên biểu đồ phải bao gồm cả giá trị dương và giá trị âm có nghĩa là trục tung phải có cả số dương và số âm.
- Giá trị dương sẽ cột của biểu đồ hướng lên trên, còn giá trị âm thì sẽ hướng xuống dưới.
- Cần có màu sắc khác nhau để phân biệt được đâu là giá trị dương, đâu là là giá trị âm.
Vẽ biểu đồ trong Excel dạng hình cột có giá trị âm dương khác màu
Để vẽ biểu đồ hình cột trong Excel dựa theo bảng số liệu này các bạn chọn cột Lợi nhuận tức là vùng D1:D9.
Tiếp theo vào thẻ Insert > chọn Chart > chọn 2D Column > chọn Clustered Column.
Lúc này bạn có thể thấy các cột giá trị âm và giá trị dương đang được thể hiện bằng cùng một màu. Ta sẽ đổi màu cho cột giá trị âm bằng cách:
Nhấp chuột chọn phần cột của biểu đồ > chọn Format Data Series > tích vào ô Solid fill và Invert if ngative > chọn màu cho phần giá trị dương (bên trái), màu cho giá trị âm (bên phải) ở mục Color.
Đến đây là đã vẽ xong biểu đồ hình cột có giá trị âm dương khác màu trong Excel. Tuy nhiên vẫn chưa thể dừng ở đây vì còn bước trang trí cực kỳ quan trọng, quyết định đến 70% giá trị của biểu đồ mà bạn không thể bỏ lỡ.
Cách trang trí sau khi vẽ biểu đồ trong Excel
Sau khi vẽ biểu đồ trong Excel thì bạn cần trang trí để tăng tính chuyên nghiệp của nó đồng thời giúp thông tin được thể hiện rõ ràng hơn. Không chỉ riêng biểu đồ hình cột mà loại biểu đồ nào cũng cần phải trang trí. Trong bài viết này thì mình sẽ hướng dẫn về biểu đồ hình cột.
1. Chuẩn hóa lại dữ liệu trong biểu đồ
Bởi vì khi nãy ta đã để Excel tự động lấy dữ liệu và vẽ biểu đồ hình cột. Đôi khi, thao tác này sẽ dẫn đến việc dữ liệu bị lấy thừa hoặc thiếu.
Bấm vào khoảng trống bất kỳ trong biểu đồ để chọn biểu đồ > vào thẻ Chart design > chọn Select Data > bấm vào Edit để chính sửa lại nội dung biểu đồ.
Trong đó:
- Horizontal Axis Labels: Nội dung trên trục hoành. Bấm edit và chọn vùng A2:A9
- Legen Entries (Series): Nội dung vẽ trên biểu đồ. Bấm chọn Lợi nhuận > Edit
- Series name: Chọn ô D1
- Series values: Chọn vùng D2:D9
Lúc này chúng ta sẽ thu được kết quả là biểu đồ đã được chuẩn hóa về dữ liệu có dạng như sau:
2. Căn đều độ lớn của trục tung
Ở biểu đồ trong bài viết này thì như bạn có thể thấy độ lớn của giá trị âm và dương đều được tạo đồng đều. Nhưng nếu biểu đồ của bạn ở phần giá trị âm và dương có độ lớn không đồng đều thì hãy chỉnh theo cách như sau nhé.
Nhấp chuột trái để chọn phần số biểu diễn trục tung trong biểu đồ > nhấp chuột phải rồi chọn Format Axis > bảng chọn Axis Options hiện lên. Đến đây thì bạn có thể chọn giá trị Minimum và Maximum để cho bằng nhau.
3. Biểu diễn giá trị năm tại trục hoành bên ngoài phạm vi biểu đồ
Trong biểu đồ đã vẽ bạn có thể thấy các năm đang nằm đè lên cột có giá trị âm. Điều này khiến biểu đồ của chúng ta trong thiếu chuyên nghiệp. Ta cần chuyển nó xuống dưới phạm vi của tất cả các cột trong biểu đồ.
- Bấm chọn giá trị trên trục hoành (số năm)
- Bấm chuột phải chọn Format Axis
- Trong mục Format Axis, chọn phần Labels > Label Position (vị trí của label) > chọn Low
4. Biểu diễn số liệu trên từng cột của biểu đồ
Khi vẽ biểu đồ trong Excel dạng hình cột thì việc biểu diễn số liệu cho từng cột là thao tác không thể thiếu. Điều này sẽ giúp biểu đồ trở nên dễ hiểu hơn rất nhiều và cũng giúp bạn dễ dàng kiểm tra lại dữ liệu.
Nhấp chuột vào vùng trống bất kỳ của biểu đồ để chọn biểu đồ > vào thẻ Chart Design > chọn Add Chart Element > chọn Data Labels > chọn Outside End.
Sau đó bạn sẽ thấy số liệu đã được đưa lên đầu biểu đồ
5. Biểu diễn đường Gridline trên biểu đồ
Đường Gridlines là đường dòng trên biểu đồ Excel tương ứng với các trục. Nếu bạn biểu diễn đường Gridlines thì các cột sẽ trở nên nổi bật hơn và cũng dễ dàng xác định được giá trị tương ứng của từng cột trên các trục tọa độ. Bước này tùy chọn theo nhu cầu của bạn thôi nhé.
Ở đây mình sẽ biểu diễn đường Gridline dưới dạng lưới sát nhau theo cả chiều dọc và chiều ngang.
Nhấp chuột vào vùng trống bất kỳ trong biểu đồ để chọn biểu đồ > vào thẻ Chart Design > vào Add Chart Element > chọn Gridlines > chọn Primary Minor Horizontal. Sau đó làm tương tự nhưng chọn thêm Primary Minor Vertical.
Lời kết
Chỉ với những thao tác hết sức đơn giản là bạn đã vẽ được biểu đồ hình cột trong Excel với giá trị âm dương khác màu. Hi vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn. Cám ơn bạn đã xem bài viết.
