Các bạn muốn xây dựng Dashboard trong Excel để làm báo cáo chuyên nghiệp hơn nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Hãy xem ngay bài hướng dẫn bước xây dựng và cấu trúc nên dùng cho Dashboard trong Excel này nhé.
Chúng ta có 4 bước để trực quan hóa dữ liệu bao gồm:
Bước 1: Thu thập và làm sạch dữ liệu
Ở bước này, chúng ta cần thu thập dữ liệu ở nhiều nguồn, sau đó sử dụng các công cụ làm sạch dữ liệu để đưa các quyết định về dạng bảng. Trong thực tế, khi các bạn thu thập- dữ liệu thì nó có thể đến từ các hệ thống khác nhau hoặc các chi nhánh khác nhau nên cấu trúc của nó sẽ không giống nhau. Do đó, các bạn cần có thêm bước làm sạch để chuẩn hóa dữ liệu thu được thành các bảng có cấu trúc rõ ràng, đồng nhất. Với Excel thì chúng ta có thể sử dụng Power Query hoặc dùng các hàm trong Excel để thực hiện thao tác này.
Bước 2: Tạo các bảng tính toán
Sau khi làm sạch dữ liệu thì các bạn cần tạo ra các bảng dữ liệu tiêu chuẩn. Các bạn có thể xem hình ảnh dưới đây để biết thế nào là một bảng dữ liêu tiêu chuẩn. Bảng cần có các trường dữ liệu rõ ràng để việc vẽ biểu đồ trở nên đơn giản hơn. Chúng ta có thể tổ chức dữ liệu thành nhiều bảng khác nhau và tham chiếu chúng với nhau qua các bảng dữ liệu chung.
Có một điều các bạn cần nhớ là không sử dụng trực tiếp dữ liệu thô để tạo ra các biểu đồ, thay vào đó cần tính toán các chỉ số cần thiết để tạo biểu đồ dựa trên các bảng tính toán đó. Các bạn cần chỉ số gì để tạo biểu đồ thì sẽ tạo bảng tính toán cho tường dữ liệu chứa các chỉ số đó. Ở đây các bạn có thể sử dụng hàm hoặc Pivot Table trong Excel để thực hiện việc tạo bảng tính toán.
Ví dụ: Khi cần vẽ biểu đồ doanh thu theo sản phẩm thì cần có bảng tính toán bao gồm thông tin về tên sản phẩm và doanh thu của sản phẩm đó trong một khoảng thời gian nhất định.
Lời khuyên cho bạn là nên để tất cả các bảng tính toán của mình vào một sheet hoặc một file để quản lý dễ dàng hơn.
Bước 3: Vẽ biểu đồ
Từ các bảng tính toán, tạo ra các biểu đồ con bảng tính toán. Định dạng các biểu đồ theo đúng mục đích của báo cáo. Bước này liên quan nhiều đến tư duy về mặt thiết kế của bạn sao cho biểu đồ có bố cục, màu sắc phù hợp, thể hiện được tính chất của dữ liệu.
Ví dụ: Những số liệu tăng trưởng bạn có thể sử dụng màu xanh lá cây, số liệu đang giảm thì có thể sử dụng màu đỏ như một sự cảnh báo.
Bước 4: Tạo Dashboard
Đầu tiên, bạn đưa các biểu đồ con đã có được ở bước 3 vào Dashboard. Hãy chú ý rằng chúng ta không đơn thuần lắp ghép biểu đồ mà trước đó phải nghiên cứu và thiết lâp câu chuyện cho dữ liệu thì dashboard của bạn mới có ý nghĩa về mặt truyền tải thông điệp và hỗ trợ ra quyết định cho người xem. Sau đó, các bạn tạo ra các slicer để tương tác trên báo cáo. Cuối cùng, hãy kiểm tra lại báo cáo theo các tiêu chí.
Cấu trúc nên dùng cho Dashboard trong Excel
Cấu trúc mà mình khuyên dùng cho Dashboard trong Excel là cấu trúc phân cấp. Nguyên tắc này sẽ mang lại hiệu quả rất tốt về mặt thiết kế cho các Dashboard. Các bạn cần chú ý là khi nhìn trên một màn hình lớn, chúng ta thường có xu hướng là nhìn từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. Do đó, khi trình bày cần có sự phân cấp phù hợp cho dễ nhìn, dễ theo dõi.
- Theo chiều từ trên xuống: Từ tổng quát đến chi tiết, từ đơn giản đến phức tạp.
- Theo chiều từ trái sang phải: Thông tin mang tính chất ngang hàng.
Dưới đây là một mẫu báo cáo dạng Dashboard đươc thiết kế theo cấu trúc phân cấp để các bạn tham khảo:
Lời kết
Hi vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình trực quan hoá dữ liệu cho báo cáo trên Excel. Cám ơn bạn đã xem bài viết.
